Ochrana osobních údajů

Tento článek popisuje způsob, jakým Městská knihovna Jablonné nad Orlicí nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů naleznete v Knihovním řádu. Nakládání s osobními údaji odpovídá požadavkům Nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (GDPR), které nabývá účinnosti 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů

Městská knihovna Jablonné nad Orlicí zpracovává ty osobní údaje uživatelů, které potřebuje pro poskytování svých služeb. Osobní údaje zpracováváme v souladu s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme

Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování služeb

Pro půjčování dokumentů mimo prostory knihovny potřebujeme tyto základní údaje: jméno, příjmení, pohlaví, datum narození a adresu.

V případě dětí do 15 let potřebujeme stejné údaje také o jejich zákonném zástupci. Tyto základní údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaj o tom, zda je čtenář držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že si čtenář přeje čerpat výhody s tím spojené (zvýhodněné členství zdarma).

Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci mezi čtenářem a knihovnou. Čtenář je poskytuje knihovně dobrovolně. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.

Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Kde své údaje najdete

Své údaje naleznete ve čtenářském kontě v on-line katalogu. Nacházejí se zde všechny námi evidované informace o vaší osobě, včetně aktuálních i historických výpůjček a rezervací.

Máte samozřejmě také právo na získání přehledu o osobních údajích zpracovávaných knihovnou. Žádosti vyřizuje ředitelka knihovny.

Aktuálnost a úprava osobních údajů

Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě. Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá pouze elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo pozvánky na akce. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu platnosti registrace, prodlouženou o rok. Během tohoto roku má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje – odstraní osobní údaje i propojení výpůjček na konkrétního čtenáře. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely. O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny.

Zpracování jinými subjekty a zabezpečení údajů

Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v otevřeném knihovním informačním systému KOHA, který provozuje firma R-Bit Technology, s.r.o., a této firmě předáváme údaje pouze za účelem správy systému. Firma R-Bit Technology, s.r.o. provozuje systém KOHA na serverech firmy WEDOS Internet, a.s.

Do knihovního systému mají přístup pouze zaměstnanci knihovny v rámci plnění svých pracovních povinností. Veškerá komunikace na server s knihovním systémem probíhá šifrovaně. Hesla uživatelů jsou ukládána šifrovaná jednosměrnou šifrou. Papírové podklady (přihlášky čtenářů) jsou uloženy v uzamčených prostorách.

Osobní údaje pod kontrolou

Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám a nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám. V případě podezření na prozrazení hesla doporučujeme vygenerovat/nastavit nové. Lze to provést na přihlašovací obrazovce čtenářského konta kliknutím na volbu “Zapomenuté heslo”.

 

 

Každý má možnost podat na způsob zpracování osobních údajů stížnost u dozorového úřadu a má právo požadovat od Městské knihovny Jablonné nad Orlicí přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, přenos osobních údajů, omezení zpracování a má právo vznést námitku proti zpracování údajů. Budeme rádi, pokud se s podnětem ohledně svých osobních údajů obrátíte nejprve na vedení Městské knihovny v Jablonném nad Orlicí

Správce osobních údajů: Městská knihovna Jablonné nad Orlicí

Pověřenec pro osobní údaje:   JUDr. Jana Hlavsová, CSS – specialista, e-mail: hlavsova@orlicko.cz, tel.: 724 117 563